今、来年度のPTA役員決め真っただ中ですよね。うちの子供が通う学校も、そんなPTA役員の推薦や立候補のプリントが届きました。
私は、もうキャリアなので問題なしですが。この呼び出しにドキドキしている方って実はいっぱいいますよね。
そんなPTA役員でも、一番決まらないのが広報部。もう、どこの学校でも広報部だけは、「やりたい！」って人が少ないんです。
ということで、広報部部長を4年勤めた私が、そんなPTA広報部の簡単な仕事の仕方をご紹介します。
そもそもPTA広報部って何をするの？
PTA広報部は、大体、広報誌を学期ごとに発行します。学校によっては、1学期と3学期しか出さない学校もありますよ。
後は、学校の各行事のお手伝いですが、広報部に至っては、写真撮影等があるため、それを免除している学校が多いようです。
PTA広報部の内容ってどんなもの？
こればっかりは、その学校によって特色がありますがおおむね
- 1学期 先生紹介・運動会or修学旅行・宿泊訓練・PTA執行役員紹介・入学式
- 2学期 運動会or修学旅行・宿泊訓練・バザーの様子
- 3学期 2分の1成人式・卒業生へのメッセージ・将来の夢（卒業生）
春に運動会がある学校も増えてきたよね
基本的に大きな行事の写真を掲載していくイメージがあるよね
という事で、広報部で大事なのは、大きな行事がいつ開催されるかをちゃんと把握しておくことです。
特に、今は新型コロナウイルス感染症の関係で、行事の日程が変わったり、規模を縮小したりで、従来通りの対応では間に合わない事があります。
私も今年度は、立志式が3月にずれ込んで、A4半分くらいの記事が足りなくなりました。（早く言ってよ。。。）と思いますが。学校も、今は行事を開催するうえで、行う手続きが増えているので、そこはがまんですかね。
という事で、次は、広報部をスムーズに運営する方法を解説します。
PTA広報部をスムーズに運営するポイントって何？
広報部をスムーズに運営するポイントは、
- 担当の先生との連絡を密に取る
- 学校行事の日程をきちんと把握しておく
- 印刷業者の担当さんともまめに連絡をとる
- 各自で分担して、部員の一人一人の負担を減らす
この4点です。
担当の先生とまめに連絡をとる
広報部の担当の先生は大体、教頭先生です。
きちんとまめに連絡を取ることで、行事の日程変更や、開催内容の変更などを早めに教えてくださることが多いです。
学校にまめに尋ねると、それはそれで業務のお邪魔になるので、電話やメールで対応がいいと思います。訪ねる際は、アポを取りましょう。
前に部員さんが突撃訪問して注意を食らったことがあります(笑)
学校の行事日程を把握しておく
温暖化の影響か、運動会が春開催になったり、集団行事が2部制になったりと、前年度通りが通用しないことがたまにあります。
年度初めの、年間行事予定表と前年度の広報を比較して、どの行事がどのくらい、どの程度で掲載されているかを把握しておくことは大切です。
印刷業者ともまめに連絡をとる
これ、意外に忘れがちなのですが。
結局、集めた資料を広報誌にデザインしてくれるのは印刷業者さんです。まめに連絡を取ることで、融通を聞かせてくれることもありますし、アドバイスをもらえることもあります。
相手はプロです。どんどん頼りましょう。
（でも、たまには業者さんのお願いも聞きましょうね）
分担作業で部員さんの負担を減らす
全員で同じことをしていると、何かあれば学校にいかないといけない。という事になります。
なるべく、子供の学年を担当にしたり、仕事を分散して、一人ひとりの負担を減らしてあげるのは大切な事です。
「広報部=大変」は、このあたりが上手くできていないと陥りやすいです。
各担当は、それぞれが責任をもってまとめてしまえば、割と作業自体は簡単なものが多いですよ。
PTA広報部は部長ばかりが大変って本当？
よく言いますよね。いいません？
どの部門でも部長は大変ですが。広報は、特に印刷業者さんという、学校の外とのパイプをつながなければならないので、ちょっと他の部とは異なります。
部長が大変なのは当たりです。
だって、どの部でも部長さんは、別に会議があったり、先生とのやり取りをする必要があったりしますから。
その点を考慮して、仕事を分担してしまえばいいだけの話です。
私は、自分の予定は自分が取り仕切りたいので、基本的に部長しか受けません。そのうえ、執行部免除とかついてくる学校もありますしね。
（今年度も部長をやっていますが。今年は集まりは2回しかしていません）
という事で、この4点を踏まえれば、一人ひとりの仕事は、とてもスムーズに進みますよ。うまく分けちゃえば、年の半分を頑張ればOKって事にもなります。
まとめ
結局、広報部って難しいの？と聞かれると。もちろん、「簡単です」と私は答えます。
だって、毎年の形は決まっているので、それにそって同じように取材していくだけです。あとは、業者に「お願い！」って投げちゃえばできちゃうわけですから。
うまくやれば、定期的に集まる必要もありません。
という事で、また次回。広報部の簡単運営法を掘り下げていきたいと思います。
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